Como era
O trabalho passava por quatro lugares: um site antigo, com um formulário único, igual para todos os perfis de médico; o WhatsApp, por onde a equipe pedia os documentos um a um; uma planilha, onde cada médico era acompanhado à mão; e o formulário do governo, onde os mesmos dados eram digitados de novo, campo por campo. Cada passagem era uma chance de erro.
No último edital, vi que o pedido de troca de documento também ia pelo WhatsApp, onde o arquivo se perdia no meio da conversa. O site antigo seguia com a versão velha do documento, e quem voltasse à assessoria teria de enviar tudo de novo.
Antes de desenhar, fiz o levantamento do site antigo, tela a tela, inclusive o painel do administrador. O formulário do médico tinha 59 campos numa página só, e 53 deles sem rótulo ligado ao campo: quem usa um leitor de tela, programa que lê a página em voz alta, não ouvia o que estava sendo pedido. Nada era salvo até o envio final. E a "Análise por Inteligência Artificial" dos documentos não enviava nada: esperava um segundo e meio e escrevia "Enviado com sucesso!".
Antes
Depois
Do lado da equipe, o painel listava 315 contas com nome, CPF e data de cadastro, e nada sobre o ponto em que cada médico estava. Para saber isso, a equipe abria a planilha.
Não houve entrevista nem teste com médicos. As decisões vieram do que vi trabalhando com a equipe no último edital, da leitura do edital, do site antigo e da planilha, usada só como mapa do processo.
A tela de revisão escondia o que mais se erra
- O teste
- Com o cadastro pronto, preenchi tudo com três médicos inventados, um de cada perfil de médico que o edital aceita, e comparei campo a campo com o que o formulário do governo pede.
- O achado
- A revisão é a última etapa, em que o médico confere tudo antes de enviar. Eu a tinha desenhado para "não cansar": ela mostrava um resumo e deixava de fora justamente os números longos de documentos, como título de eleitor e RG completo.
- A decisão
- Mostrar todas as respostas, com um subtítulo e um "Editar" por parte, para a lista longa não virar um muro.
- Por quê
- A equipe não volta ao médico para conferir. Um dígito trocado aqui vira uma inscrição errada lá.
O que aprendiEu tinha otimizado a tela para o conforto, quando o trabalho dela era pegar erro.
Documentos pela plataforma, não pelo WhatsApp
Na tela de documentos, cada documento tem um espaço próprio, onde o médico envia o arquivo. A equipe aceita ou pede correção assim que ele chega, com o motivo escrito ali mesmo, e o médico reenvia no mesmo lugar, a qualquer momento. Nada se perde no meio de uma conversa. A lista também nasce das respostas do cadastro: a reservista (o documento do serviço militar), por exemplo, só aparece para homem brasileiro.
Um cadastro longo, em partes curtas
Dados pessoais era o bloco mais longo do cadastro, com cerca de 20 campos numa tela só. A referência veio de guias públicos de formulário: o Baymard Institute mostra que de 10 a 15 campos visíveis de uma vez já intimidam, e o guia do governo britânico recomenda poucas perguntas por tela.
O bloco virou três partes curtas, de até 9 campos: Sobre você, Documento e filiação, e Endereço. No lugar de "Parte 1 de 3", pedi pontos no fim de cada parte, com os feitos em cor e os que faltam em cinza, e a seta de voltar e o "Sair" sempre à vista.
Pensando em quem preenche pelo celular, entraram mais dois cuidados:
- O contrato aparece inteiro na página, e não numa caixa com rolagem própria, que no celular esconde cláusulas e prende o dedo.
- O "voltar" do celular e do navegador anda entre as etapas, em vez de jogar a pessoa para fora do cadastro.
A planilha como espelho
A equipe vivia na planilha. Tirá-la à força faria todo mundo voltar a ela por fora, com os mesmos problemas de antes. Na planilha, cada pessoa escrevia do seu jeito, e ninguém sabia quem tinha mudado o quê. O trabalho foi para a plataforma, com uma página para cada médico e o registro de quem fez cada mudança. A planilha continuou existindo como um espelho, em que a plataforma escreve sozinha e a equipe só consulta. O hábito ficou e os problemas saíram.
O AutoFill: acabar com a redigitação
Com tudo organizado na plataforma, os dados ainda precisavam ser digitados de novo no formulário do governo, médico por médico. Tive a ideia do AutoFill, uma extensão do navegador que abre um painel ao lado do formulário. Nele, a pessoa da equipe escolhe o médico e toca em "Preencher esta etapa".
- Uma etapa por clique, não tudo de uma vez, para quem opera conferir cada tela antes de seguir.
- A escolha das vagas e das cidades fica com a pessoa da equipe, porque é estratégia da assessoria, não digitação.
- Antes de escrever qualquer campo, o AutoFill confere se o médico escolhido é o mesmo que aparece na tela.
- Percebi que o botão "Copiar tudo" prometia o que não fazia, porque colar só preenche um campo de cada vez, e ele saiu no mesmo dia.
No portal de teste, o AutoFill preenche de 33 a 43 campos por médico, em 4 etapas, conforme o perfil. Ele ainda não foi usado numa inscrição de verdade, porque o edital deste ano não abriu. Falta medir quanto tempo ele economiza para a equipe.
O que o uso real mostrou
Lembrar quem parou, sem mudar a ordem do pagamento
Muitos médicos paravam no meio do caminho, no cadastro, no contrato ou antes de pagar. Não mudei a ordem das etapas. Em vez disso, a plataforma passou a avisar quem parou.
Quem fica três dias sem mexer em nada recebe um e-mail que diz em que etapa parou e leva direto para ela. Se continuar parado, recebe outro a cada três dias, com o texto um pouco diferente a cada vez. Quem está mais perto de pagar recebe primeiro, e há um link para parar de receber.
Desde 6 de novembro, 127 médicos receberam 217 e-mails. Dos 127, 44 voltaram à plataforma (35%) e 37 avançaram de etapa (29%). Dos 93 que estavam no cadastro, 15 o enviaram (16%). Nove pagaram, 8% dos que ainda não tinham pago. No mesmo período, os pagamentos confirmados foram de 22 para 39, e 9 desses 17 novos pagamentos são de médicos que já tinham recebido e-mail. A fila na etapa de pagamento também cresceu, de 8 para 21 médicos. Não há grupo de comparação, porque parte dessas pessoas voltaria sem o lembrete. Por isso leio os números como um sinal, não como uma taxa.
Cancelar um atendimento mexe na plataforma inteira
Desenhei o cancelamento como uma ação da equipe, na última aba da ficha, com motivo e a palavra CANCELAR. Ao percorrer o lado do médico, achei o problema: ele ainda conseguia pagar um atendimento encerrado. O cancelamento virou um estado do sistema: o médico passa a ver uma tela própria, e todas as ações dele passam por uma mesma trava.
O que aprendiUm estado novo não é uma tela nova: é uma condição que todas as outras telas passam a respeitar.
A aposta que ainda não está provada
Alguns médicos terminavam o cadastro, aceitavam o contrato e não pagavam. Quem chegava à primeira tela já tinha conversado com a BSF, e ela só pedia o e-mail. Apostei em dois princípios da psicologia da persuasão. O primeiro é a escassez: o que parece limitado ganha valor, e o risco de perder a vaga empurra a decisão. Por isso mantive a mensagem de vagas limitadas. O segundo é a prova social: ver outros que já fizeram a mesma escolha reduz a insegurança de quem decide. Por isso adicionei depoimentos reais de médicos já atendidos.
Desenhei um quadro só, que fica parado, e mudam apenas a foto, o texto e o nome. Vários quadros passando sem parar tirariam a atenção de quem está digitando o e-mail. Os depoimentos trocam sozinhos, devagar, e há um botão para parar a troca.
Se isso aumenta o pagamento, ainda não sei, e é uma hipótese. Muita coisa pode levar um médico a pagar. Os lembretes por e-mail são uma delas. Outra é o cadastro ser longo, e a pessoa terminar em outro dia, depois de lembrada. A tela de entrada é só mais um fator, e não tenho como separar o efeito de cada um. Aqui não pude entrevistar médicos. Eu ouviria quem pagou e quem parou, para entender o que pesou na decisão.
Resultado
- Entrega
- Plataforma no ar antes do ciclo de inscrições, com área do médico e da equipe. Em 13 de novembro, 177 médicos com cadastro ativo e 39 pagamentos confirmados. O AutoFill preenche de 33 a 43 campos por médico, em 4 etapas, sem digitação.
- Sinal de uso
- Desde 6 de novembro, 127 médicos receberam 217 e-mails de lembrete. 44 voltaram à plataforma e 9 pagaram. Sem grupo de comparação, leio como um sinal, não como uma taxa.
- O que ainda não sei
- Se a entrada com depoimentos aumenta o pagamento, o que mudou na forma de a equipe trabalhar e quanto tempo o AutoFill economiza numa inscrição. Para o AutoFill, falta cronometrar uma inscrição com ele e outra sem.
O que eu faria diferente
- Mostraria a Revisão a três médicos de verdade antes de publicar. O teste com médicos inventados conferiu o conteúdo, não a compreensão.
- Cronometraria uma inscrição manual antes de desenhar o AutoFill. Sem essa base, consigo contar campos, mas não horas.
- Mediria desde o primeiro dia: quantos começam, quantos terminam e onde param.